一、“五常管理法”的基礎(chǔ)概念
五常法源于五個(gè)日本字(Seiri意為整理,Seiton意為整頓，Seiso意為清掃,Seiketsu意為清潔,Shitsuke意為修養(yǎng)),全部是“S”帶頭的字，所以它也稱為5-S。1994年香港人何廣明教授始創(chuàng)的概念--五常法。何廣明教授在日本研究?jī)?yōu)秀企業(yè)的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)5-S在其中所起的巨大作用。1994年，他整理出了基于5-S的優(yōu)質(zhì)管理方法，那就是五常法，即“常組織”、“常整頓”、“常清潔”、“常規(guī)范”、“常自律”，它是一個(gè)由內(nèi)向外，由人到物、由軟件到硬件、由理論到實(shí)踐、由制度到流程、由考評(píng)到自省的完整的管理體系。
五常法是用來(lái)維持品質(zhì)環(huán)境的一種有效技術(shù)，是一種能協(xié)助企業(yè)建立持續(xù)改善文化及良好品質(zhì)環(huán)境的技術(shù)，是一種低成本管理方法；能有效幫助企業(yè)資源增值、開(kāi)源節(jié)流，更能改善企業(yè)產(chǎn)品及服務(wù)的安全（S）、衛(wèi)生（H）、品質(zhì)（Q）、效率（P）、形象（I）及競(jìng)爭(zhēng)力；不單可改善工作環(huán)境，更可改善人的思考過(guò)程、令人養(yǎng)成良好的自律性。
五常管理法的中、英名詞和內(nèi)容
英文 中文 內(nèi)容
Structurise 常組織 拋掉不需要東西或回倉(cāng)和制度工作計(jì)劃表等
Systematise 常整頓 所有東西都有名和家、30秒內(nèi)就可找到
Sanitise 常清潔 個(gè)人清潔責(zé)任的劃分及認(rèn)同和環(huán)境整潔等
Standardise 常規(guī)范 安全、衛(wèi)生、服務(wù)、菜品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備操作等
Self-discipline 常自律 履行個(gè)人職責(zé) (包括優(yōu)良環(huán)境、問(wèn)責(zé)、守時(shí)和遵守專業(yè)守則工作等)
1、常組織
常組織的涵義是 : 判斷出完成工作所必需的物品并把它與非必需的物品分開(kāi) ; 將必需品的數(shù)量降低到最低程度并把它放在一個(gè)方便的地方。
在以往的年代，土地貧脊，貨物的供應(yīng)自然不夠充分。即使是最小的物品，人們也會(huì)將它保留。因?yàn)槿藗冇X(jué)得扔掉它是一種浪費(fèi)。然而今天貨物的供應(yīng)充足、服務(wù)及信息多采多姿。把這些物品進(jìn)行挑揀分類幾乎變成了一種藝術(shù)。單以信息來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在已有一種叫做信息管理的全新職業(yè)。該種職業(yè)的工作范圍只負(fù)責(zé)把信息進(jìn)行挑揀和分類，然后再進(jìn)行組織。保存物品和扔掉物品同樣重要。最重要的是要知道哪些物品該扔掉，哪些物品應(yīng)該保存，以及怎樣恰當(dāng)?shù)乇４嬉员銓?lái)很容易就能找到。
分層管理
常組織的藝術(shù)就是分層管理。分層管理包括先判斷物品的重要性再減少不必要的積壓物品。這就是「KISS」 原則 (Keep It Short Ａnd Simple) 。同時(shí)，分層管理還可確保必要的物品就在手頭從而獲得最高的工作效率。所以，良好分層管理的關(guān)鍵就是有能力判斷物品的使用頻率及有能力確保把物品放在恰當(dāng)?shù)牡胤�。決定哪些物品你確實(shí)不需要而將之放在遠(yuǎn)處與決定哪些物品你確實(shí)需要它們放在身邊同等重要。
對(duì)常組織活動(dòng)的總結(jié)見(jiàn)圖
使用程度 必需的程度（使用頻率） 保存方法（分層管理）
低 1. 過(guò)去一年都沒(méi)有使用的物品 拋掉或回倉(cāng)
2. 在過(guò)去的七至十二個(gè)月中，使用過(guò)的物品 把它保存在比較遠(yuǎn)的地方
中 3. 在過(guò)去一至六個(gè)月中，使用過(guò)的物品 把它保存在工作區(qū)域的中間部份
高 4. 每天至每月都要使用過(guò)的物品 把它保存在工作現(xiàn)場(chǎng)附近
5. 每小時(shí)都要使用的物品 隨身攜帶
2、常整頓
常整頓是研究提高效率方面的學(xué)科，旨在研究你多快就可以取得物品，以及要多久才可以把它儲(chǔ)好。任意決定物品的存放并不會(huì)使你的工作速度加快。相反，你必須思考分析為什么拿出物品和把它儲(chǔ)放好需要這么久。對(duì)人們經(jīng)常使用的物品和很少使用的物品都必須作這方面的思考。你必須設(shè)計(jì)一套人人都能理解的系統(tǒng)。達(dá)到常整頓有四個(gè)步驟: 分析現(xiàn)狀、物品分類、儲(chǔ)存方法、切實(shí)執(zhí)行
3、常清潔
「每人都應(yīng)該清潔地方」 － 常清潔應(yīng)該由整個(gè)機(jī)構(gòu)所有成員，上至執(zhí)行董事，下至清潔工，一起來(lái)完成。如果在新年來(lái)臨之前，你做完每年一次的歲末大清掃，你頭腦中也會(huì)有一種新鮮、清潔的感覺(jué)。
甚至有些公司已經(jīng)采取措施逐步在工作區(qū)、休息區(qū)建立了小花園，因?yàn)樾l(wèi)生區(qū)域的范圍已經(jīng)超出了辦公室而擴(kuò)充到了周圍環(huán)境。常清潔的格言如下:
我不會(huì)使物品變臟
我不會(huì)隨地倒水
我不會(huì)隨地亂掉物品
我會(huì)馬上清理物品
我會(huì)把掉下來(lái)的標(biāo)示再貼上
4、常規(guī)范
常規(guī)范就是連續(xù)地、反復(fù)不斷地堅(jiān)持常組織、常整頓和常清潔活動(dòng)。確切而言，常規(guī)范活動(dòng)還包括利用創(chuàng)意和，「全面視覺(jué)管理法」 從而獲得和堅(jiān)持規(guī)范化的條件從而提高辦事效率。
視覺(jué)管理
最近，視覺(jué)管理作為一種有效的持續(xù)改進(jìn)手段而格外注目。視覺(jué)管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)、質(zhì)量、安全以及對(duì)顧客服務(wù)上。色彩形象的管理近來(lái)也引起了人們極大的關(guān)注。色彩形象的管理不僅僅是創(chuàng)造出一些顏色代號(hào)，而且是為了創(chuàng)造出一個(gè)輕松愉快的工作環(huán)境�，F(xiàn)在，越來(lái)越多的人之所以喜歡白色和淺顏色的衣服，是因?yàn)檫@些衣服可以馬上顯示出落在其上面的物。這也就是說(shuō)，這些衣服可以充當(dāng)顯示環(huán)境清潔程度的指針和突出要進(jìn)行清潔工作的必要。視覺(jué)管理其中一個(gè)有效方法就是張貼合適的標(biāo)簽。
5、常自律
常自律就是向每一個(gè)人灌輸按照規(guī)定方式做事的能力。此處所強(qiáng)調(diào)的是創(chuàng)造一個(gè)具有良好習(xí)慣的工作場(chǎng)所。教導(dǎo)每個(gè)人做事的方式并讓他們付諸實(shí)踐，那么我們就可以拋棄壞的習(xí)慣而養(yǎng)成良好的習(xí)慣。此過(guò)程有助于人們養(yǎng)成制定和遵守規(guī)章制度的習(xí)慣。
遵守紀(jì)律是促成順暢生活的基本工具。
常自律比紀(jì)律更重要而且要求更高，如果某人是迫于遵守某種紀(jì)律而做某事的話，那么下一次他未必會(huì)自動(dòng)做同一樣的事；然而，自律則能保證日常工作的連續(xù)性。
二、“五常管理法”的分析
（一） 常組織
1、分層管理
①將物品分類，決定「需要」及「不需要」的物品
②將同類文件和用品歸一集中存放及處理
③應(yīng)用單一便是最好的原則
④減省無(wú)謂的消耗
2、區(qū)別「需要」(Need) 與「想要」(Want)
①「需要」乃客觀上要保留 ; 「想要」乃主觀上想保留
②設(shè)定準(zhǔn)則，將常用的物品放在容易取到的地方
③把不常用的物品分類
3、單一便是最好 (One is Best)
①一天工作計(jì)劃表和排序
②一套文具 /工具/一頁(yè)紙的表格
③一小時(shí)會(huì)議
④一站顧客服務(wù)
⑤一個(gè)文件或物料集中存放 (包括電腦Server檔案)
（二）常整頓
1、分析現(xiàn)狀
①通常 30秒內(nèi)找不到用品的原因
②不知存放在哪里
③重復(fù)往返、附件不全
④很難取出、需要修理
2、 物品分類
①?zèng)Q定物品屬于那一類
②將同類物品放在一起
③使用相同顏色的標(biāo)簽
④列明物品的名稱及數(shù)量
3、儲(chǔ)存方法
①有名有家 : 每件物品都有一個(gè)名稱和一個(gè)存放地點(diǎn)
②容易辨認(rèn) : 有箭頭標(biāo)示，有燈光引路
③常用物品要容易拿到
④安全儲(chǔ)存 : 重物放在底層
⑤高度考慮 : 最方便的高度是由肩膀到膝蓋
4、切實(shí)執(zhí)行 ( 貫徹儲(chǔ)存原則 )
①將工作范圍劃分區(qū)域
②訂明每個(gè)分區(qū)位置的負(fù)責(zé)人
③保持物品最低儲(chǔ)存水平
④訂立先進(jìn)先出的安排
⑤標(biāo)明誰(shuí)人正在使用借出物品及何時(shí)會(huì)歸還
（三）常清潔
1、責(zé)任劃分
①整理自己的工作地點(diǎn)
②清潔自己工作地方
③保持地方整潔是每個(gè)員工的責(zé)任
2、處理小問(wèn)題
①水管滴水 / 油漆剝落
②設(shè)備積塵
③電線松落及物品藏污
3、使清潔和檢查更容易
①清掃隱蔽地方
②將物品離地放置
③經(jīng)常清洗過(guò)濾網(wǎng)
（四）常規(guī)范
1、視覺(jué)管理
①?gòu)堎N明顯的標(biāo)簽
②用不同顏色表明物品的種類及名稱
③設(shè)立不同部門的標(biāo)志及顏色標(biāo)準(zhǔn)
④使用安全標(biāo)記以提醒安全問(wèn)題
⑤采用位置標(biāo)記以標(biāo)明物品存放的地方及方向
2、增加透明度
①除去不必要的柜門或棌用玻璃門
②使物品的擺放方式更容易看透
③用相片標(biāo)示柜內(nèi)物品擺放方式
④將電掣加上開(kāi)關(guān)標(biāo)記，指示電源的開(kāi)關(guān)
（五）常自律
1、以身作則
①管理層身體力行，指導(dǎo)及實(shí)踐五常
②履行個(gè)人職責(zé)，遵守專業(yè)守則工作
2、團(tuán)隊(duì)精神
①互相合作，互相提示
②多作鼓勵(lì)，加強(qiáng)正面訊息
3、持之以恒
