如果問員工，你最煩什么？他十有八九會說：開會！但是開會又是管理中不得不進(jìn)行的一種管理方式，因?yàn)橹挥虚_會才能布置工作任務(wù)、傳達(dá)企業(yè)精神，解決管理問題。

因此，如何高效開會，讓員工不煩，成為管理中的“頭等大事”。

開會的目的本來是指引工作方向，使工作更有效率地開展，但實(shí)際上會議繁雜而無效是很多員工經(jīng)常抱怨的話題。如何有效地提高開會質(zhì)量呢?高效的會議會短時間內(nèi)達(dá)到交流信息、解決問題和作出決策的目的，而失敗的會議只會成為例行公事，成為領(lǐng)導(dǎo)和員工的負(fù)擔(dān)，如何高效開會呢？

確定開會的必要性

如果會議內(nèi)容只是單方面的信息傳遞，那么以文件、電話或網(wǎng)絡(luò)等通知形式即可，沒必要大動干戈組織開會。如果是決策性會議，要首先權(quán)衡開會需要達(dá)到的目標(biāo)跟參與開會的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要，絕不開會”，堅(jiān)決不開“老鼠會議”。

充分做會前準(zhǔn)備

很多公司在開會的時候?qū)懙煤芎茫航裉煸缟祥_會，9：30會議室集合。但是從來沒有人寫幾點(diǎn)結(jié)束。問題出在哪里？主要是會議資料不應(yīng)該在會場閱讀，而應(yīng)該在開會前發(fā)放并閱讀，一到會場就直接討論和表決，開會就是為了馬上把結(jié)果做出來。擬定好會議流程，包括會議的時間、地點(diǎn)，初步估算開會將持續(xù)的時間，并將會議的重點(diǎn)議題列出，提前發(fā)放給員工，好讓他們提前準(zhǔn)備，安排好手中的工作。提前將與會領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言大約持續(xù)時間告知員工，讓他們靈活掌握自己的發(fā)言時間。這樣才能快速表決，快速達(dá)到會議效果。

靈活掌握會議進(jìn)程

會議主持人是會議是否成功的重要因素。一個優(yōu)秀的會議主持人要掌握會議的進(jìn)程，準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。要讓每一位員工時刻圍繞會議的中心議題進(jìn)行討論，做到“開門見山，直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”，一切以“能夠解決問題”為原則，也就是說一切不能解決問題的意見，無需討論，討論了也沒有意義，及時整頓會議秩序，將跑題的人員拉回到會議討論的主題上。這就體現(xiàn)出了會議的本質(zhì)，即會議就是為了解決問題而開。

有的酒店專門在會議中設(shè)置把關(guān)員，負(fù)責(zé)把關(guān)主題。在進(jìn)行討論時，把關(guān)員要隨時提醒員工確保討論主題不會離題。當(dāng)有好的議題出現(xiàn)，會議把關(guān)員先記錄下來，但仍要回到原先主題討論。

另外，為了開會不讓員工溜號，不打呼嚕，就請記住以下幾點(diǎn)：

主講人條理清楚，層次分明。會議的幾個議題要清晰，層次要分明，不能混淆。

掌握語速與節(jié)奏。過快過慢的語速都會影響聽會人的情緒。節(jié)奏適中，語速要有所變化。

適當(dāng)穿插些輕松的詞語。在恰當(dāng)?shù)臅r間，用一些小典故、小笑話調(diào)解一下會場的氣氛。

如非必要，就不要準(zhǔn)備會議材料，只列議題即可。會議材料的準(zhǔn)備，既浪費(fèi)，也會對參加會議的人造成一種依賴心理。

選擇恰當(dāng)時間

首先，會議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時間，應(yīng)該選在員工有充分時間和精力的時段，避免了員工沒有心思參會的問題。其次，會議應(yīng)該嚴(yán)格遵守時間限制，比如說一個小時結(jié)束，就應(yīng)該控制在一個小時之內(nèi)，否則會讓員工產(chǎn)生會議沒有終點(diǎn)的心理，因此討論問題也會由于失去了時間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。有的酒店設(shè)置計(jì)時員，在會議的每個階段計(jì)時員會依照會議通知規(guī)定的每人報告時間，提出警告，以免會議延遲。

確定發(fā)言順序

如果會議非常希望知道下屬的意見，可以采用隔離發(fā)言的方式：先讓職位最低者進(jìn)入會場，進(jìn)行發(fā)言；然后他們退場，再由職位高的員工進(jìn)入會場發(fā)言，以此類推。這樣，員工發(fā)言時就不會因?yàn)轭櫦深I(lǐng)導(dǎo)在場而不能暢所欲言了。

抓好落實(shí)

開會的時候會有一個好笑的現(xiàn)象，“各位，我們的會議到這里結(jié)束”，門一打開，嘩，都跑掉了。知道為什么嗎？因?yàn)檫@個會不是我負(fù)責(zé)的。因此，必須在門打開以前要宣布會議結(jié)果的執(zhí)行人、追蹤人。

只開會，不落實(shí)，會讓會議變得失去意義，這同樣是開會效率不高的體現(xiàn)。會議結(jié)束后，要有指定的人負(fù)責(zé)整理會議的最終結(jié)論，由領(lǐng)導(dǎo)簽批后，通知部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)落實(shí)，要明確責(zé)任，規(guī)定期限，限定好執(zhí)行時間和匯報總結(jié)的時間，并指定人負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查決策的落實(shí)情況。

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欣悅酒家開會流程10步

1．確定會議的時間、地點(diǎn)、人物、主題、目標(biāo)、主持人、會議準(zhǔn)備人員

2．通知與會人員，事先就會議的主題、目標(biāo)進(jìn)行溝通

3．準(zhǔn)備會議室、投影儀、白板、筆記本電腦

4．打印會議資料，發(fā)放下去

5．會議的變更及時通知相關(guān)人員（時間、地點(diǎn)等）

6．會議要簽到

7. 會議中控制進(jìn)度

8. 記錄會議決議

9. 跟蹤會議決議的執(zhí)行　

10．總結(jié)會議的得失，改進(jìn)會議的流程，定期對管理人員進(jìn)行開會培訓(xùn)，確保開會不拖沓冗長。